寫出好公文的訣竅
本篇文章刊登：稅務旬刊第2008期
文/周美麗
壹、前言
日前媒體報導臺北市長郝龍斌下令，「公務員寫公文，寫錯字三次就不得升遷」。這樣的懲罰，可讓臺北市府公務員嚇得半死；不過，郝市長出面解釋，他並沒有下這樣的命令，是報紙寫錯了，他只是希望公務員寫公文時要注意，不要寫錯字，如果一個公務員經常寫錯字的話，對於升遷他會做考量；可見機關首長對於公文品質的重視。其實公文代表機關，公文品質的優劣，代表著機關整體素質的良窳；因此，機關首長對公文品質向來都會非常的重視。撰寫公文說易不易，說難不難。說易，公文不注重文采及涵蘊，詞能達意就可；因此，用字遣詞不必詞采斐然，只要簡淺明確即可。說難，則難在於如何簡潔切題、明白曉暢、恰如其分，讓人一目了然。是以，公文的繁簡工拙，繫乎要言不繁，如能反覆求工，積學儲寶，必能巧奏其功。
禮記學記云：「雖有嘉肴，弗食，不知其旨也；雖有至道，弗學，不知其善也；是故，學然後知不足，教然後知困；知不足，然後能自反也知困，然後能自強也；故曰，教學相長也。」筆者伏案從公二十餘載，每憶昔日在大學時期修習應用文，猶如霧裡看花，似懂非懂，蓋以閱歷不足之故，及至考上高考，任職公門，始對公文體例、機關文牘，略獲心得，兼以近年來，應邀講授公文，領略初學者的困頓，在教學相長之餘，謹就公文常見缺失及撰寫訣竅彙整如下，期使初學者能免於勞而少功，敲開公文寫作的門扉。
貳、公文常見缺失
一、主旨段敘述錯誤
主旨段係在說明行文的目的與期望，若行文的目的是在請受文者轉知所屬報名參加講習，並非以檢送計畫為主，不宜將主旨寫成「檢送○○講習計畫」，應將講習計畫做為附件，改列於說明段最後一項較為妥適。
二、稱謂語混淆不清
行政院函頒之事務管理手冊文書處理部分，對於公文的稱謂語，僅籠統的規定，有隸屬關係之下級機關對上級機關稱「鈞」，無隸屬關係之下級機關對上級機關稱「大」，有隸屬關係之上級機關對下級機關稱「貴」；然而政府組織龐大，承辦人員搞不清楚隸屬關係，常有誤用情事。舉例來說，稅捐稽徵機關與行政院以外各院，並無隸屬關，應稱「大」，不宜稱「鈞」，又對縣市議會應稱「貴」，不宜稱「大」。
三、准駁語不恰當
所謂「准駁語」就是審核是否符合規定或回復請求之用語。對於人民依法申請之案件，於核准時，應用「符合規定」或「符合○○法第○條規定」，不可用「尚且同意」、「似應照准」等；於否准時，應用「不合規定」或「與規定不合」不可用「礙難同意」、「歉難照辦」、「不盡相同」等。
四、期望語重複或誤用
公文之期望語如「請 核示」、「請 查照」等應列在主旨段，且不宜在「說明」「辦法」段重複；另外「請派員協助指導，請 查照」、「請 核示，請 鑒核」、「請轉知照辦，請查照」、「請推薦適當人選，請 查照」等4個例子，均屬期望語重複，前半段即屬行文期望語，後半段期望語應予以省略；還有，上行文之期望語誤寫為「請 查照」，而平行文之期望語誤寫成「請 鑒核」等。
五、處理期限未於主旨段敘明
公文訂有辦理或復文期限者，應在「主旨」段敘明，以收提示之效；另外所訂的日期也要顧及收發、郵遞、蒐集及處理等所需時間，如果事情緊急或事涉太多機關，可以傳真方式處理，以節省公文往返時間。
六、簽與函之書寫方式未區分
函之主旨段係在說明整個函的「目的」與「期望」，而簽之主旨段則在說明整個簽的「目的」與「擬辦」，兩者不同，不宜混淆。「函」請上級機關核示時，可於「主旨」段寫：「○○○乙案，可否准予退稅，滋生疑義，謹請 鑒核。」而「簽」陳首長核示時，應先研擬處理措施（準備怎麼做），以供首長作抉擇，因此簽之「主旨」段應改寫為：「○○○乙案，擬否准（准予）退稅，是否有當？謹請 核示。」
七、機關團體未寫全銜
公文內引用機關、團體、學校等名稱時，不宜省文縮寫，應以全銜書寫，以表示尊重。惟若文內一再提及，可於第一次提及時，敘明以下簡稱為○○，嗣後文內則以簡稱稱之。
八、正本或副本發予本機關
常見公務機關於發文文稿內，將機關內部單位列於正本或副本收受者名單中，此為顯然錯誤。機關內部單位如有必要，得以發「抄本」方式處理。
九、錯別字影響機關形象
國語不一定要說得標準，但必須說得對；中文不一定要用字高深，但是必須寫得對。一篇公文裡若是錯字連連，不但影響機關形象，更令受文者摸不著頭緒。公文裡最常見的錯字是「抑或」寫成「亦或」、「交代」寫成「交待」、「不至於」寫成「不致於」、「名實相副」寫成「名實相符」等等。
十、用語不恰當
韓愈說：「文從字順各識職。」意思就是文章的用字遣詞，必須準確，一字求一字的下落，一句求一句的道理，用詞與含意務求相互契合。現行公文裡用詞不當的實際案例很多，例如上級機關交代處理之案件，於函復時可用「交下」，但民意機關轉交人民陳情案件，於函復民意機關時，不應誤用「交下」，可用「轉交」或「囑查」；另外民意機關託辦事項，於函請他機關辦理時，可在函內用「請 卓處」；但回復民意機關告知已轉他機關處理時，則不宜在函內寫，已轉○○機關「卓處」，應改為「研處」、「參處」。
十一、數字用法錯誤
行政院函頒之「公文書橫式書寫數字使用原則」規定，以阿拉伯數字計量時，超過三位以上之數字，應採用國際通行之三位分節法，以「﹐」半形區隔，並以中文之「萬」、「億」、「兆」為單位，如5,000萬，不用中文之「十」、「百」、「千」及「十萬」、「百萬」、「千萬」為單位；另外，同一組數字，應書寫在同一列，不宜跨拆兩列書寫。
十二、跳耀式句子讓人摸不著頭緒
一般承辦人員在撰寫公文前，都會對整個案情做全盤暸解，然後再來構思如何將這些內容連綴成文，以「全知全能」的立場來撰寫，也因如此，很容易的就犯上語詞脫節及跳耀式句子的毛病，寫出來的公文，讓人一頭霧水。尤其是受文者為一般民眾，其並非精通法令、熟悉公文成規，如果敘述不完整，前後意思不相連接，就會讓人感到不知所云。公文貴乎字句通順、條理分明，承辦人員在寫完後，務必詳加檢視，留意人、事、時、地、物是否敘述周全，上下文句是否連貫、前後段文義是否貫通。
叁、寫出好公文的訣竅
一、嫺熟業務充實專業
公文重依據，講事實，求辦法，身為公務人員對於自己經辦的業務，必須非常的熟稔，才能依法行政，處理公文也才不致憑空捏造。平時應勤加研讀業務相關法令規章，對於相關的報章雜誌也要多蒐集，在撰寫公文時，方能鞭辟入裏，猶如庖丁解牛一樣，精確掌握筋骨脈絡走向，逐項加以條分縷析，也才能游刃有餘地寫出明白曉暢的文章。
二、瞭解行文系統
公文注重行政倫理，下級機關對上級機關，必須謙遜恭謹；上級機關對下級機關，必須不驕不縱；平行機關相互尊重，必須不卑不亢；因此，身為公務人員必須清楚政府組織系統，瞭解本機關與行文機關之間的關係，所草擬之公文，方能符合行政體例。
三、熟稔專門用語
公文依受文對象、立場及性質，設有一套獨特的專門用語，初學者務必研讀嫺熟，撰寫時才能運用自如；另外公文亦屬廣義法令的一部分，凡是製（訂）法規應遵守之事項，公文最好也能加以遵守。目前坊間之應用公文書籍，對於公文專門用語，大多設有專章詳細解說，對於法律統一用字、用語亦設有附表加以說明，查閱非常方便。
四、認清案情把握重點
承辦一件案件，首先要清楚地瞭解案情的來龍去脈，抓住問題的重點所在，在撰文時，方能正確的判斷與妥善的處理，否則就會如同醫生替病人開藥方，沒有對症下藥一樣。曾國籓說：「萬山磅礡，必有主峰，龍袞九章，但挈一領。」公文在撰寫前，務必先行瞭解案情，認清題旨，才能條理分明的將案情交代清楚，也才能切合受文者的需求。
五、用字精準切合原意
中國的文字優美，詞彙豐沛，語義精微，使得表達意思上，更為細膩，更為深刻；不過，由於部分詞語就像同卵多胞胎兄弟姐妹一樣，在某方存著十分接近的相似性，但又有差異，如果不審慎選用，將犯用詞不當或詞不達意的毛病。古人說，欲求篇之彪炳，須先求文句清英；欲求文句之清英，須先求字義精確。文章是集字而成，用字能夠不妄，整篇文章自然就明白通順。
六、適當剪裁條理分明
公文切忌冗詞贅句，然許多初學公文者，以為撰寫越多，內容越豐富，受文者就越容易明瞭。其實不然，把不必要的內容硬塞放進公文裡，只會讓受文者產生雜亂無章，反而不知所云。一篇好的公文必須切題，言簡意賅，就像製作衣服一樣，必須剪裁合身，穿在身上才會舒服、有品味；因此，在撰寫公文前，務必先行剪裁，去蕪存菁，再來構段佈局。
七、遵守文法與善用修辭
造句的藝術，向來始於「正確」，繼而「通順」，終乎「生動」。句子要有條不紊、錯落有致，必須遵守文法以及善用修辭。中文文法很重視詞位，詞位不同，意思可能隨之而異，甚至產生相反的意義，例如「鳥飛」是句子，而「飛鳥」是名詞，兩者意義各不相同；又如「一碗辣一點」與「一碗一點辣」是意思不相同的兩個句子。承辦人員在書寫時，要留意小心，才不會造成文詞不通，令人誤解的現象。另外，句子要讀起來順口、語氣諧調，可運用修辭學中的排比法，也就是運用結構相似的句法來表達，例如「高高興興地上班、快快樂樂地回家」；還有，也可以使用異字代替同義詞，例如「公文除力求簡淺明確外，更要求快好美準」、「提升服務品質，增進行政效能」，「力求」與「要求」及「提升」與「增進」均是異字同義詞。文句要工巧，只要知道換字的方法以及增減字的技巧，反覆求工，自然就會點石成金。
八、用語口語化
所謂口語化，是指文學口語，也就是用字簡單易懂，唸起來語氣諧調，聲調和諧，但並非一般說話。公文的行文對象，倘若是一般民眾，由於其並非精通法令，熟悉公文成規，應避免詰屈聱牙、艱澀費解之詞，儘量採用口語化用語，以通俗、簡單、易懂的文字，以排解閱讀障礙。
九、善用標點符號
通常我們在陳述一件事或據理說情時，都會運用表情、語調及手勢，來增強所要表達的意念；寫文章也是一樣，可用標點符號來助長文辭的氣勢與神態。標點符號使用得宜，不但能讓文章變得簡單、清楚、容易讀，更能使語氣變得豐富、生動。標點符號對於文字的修辭，是一般語言敘述難以企及的，巧用它能使文字發揮聲氣相求的傳神力量。
十、靈活運用附件
就視覺效果來說，表報的組合架構，較能讓閱讀者一目了然，輕鬆地觀看，且較不會產生壓迫感；因此，公文的內容如果過於複雜繁瑣，可使用附件之方式，讓公文趨於簡單扼要，更可省去敘述之繁複。
十一、各段相互連結相互呼應
公文的結構原則上分為主旨、說明、辦法三段。主旨段是在說明行文的目的與期望，而說明段是在補充主旨段的不足，就案情的事實來源或理由加以說明分析，至於辦法辦則在提出處理方式或意見。各段有各段的重點，而段與段之間又必須相互連結，相互呼應，就像蚯蚓一環一環，竹子一節一節，要息息相關，保持密不可分的關係，這樣整篇公文看起來才會有條不紊，井然有力。
十二、仔細檢視完成美好文章
公文撰寫完畢後，務必檢視有無錯別字？文字是否通順？措詞是否妥適？詞意是否明確？標點符號是否正確？數字及法規條文是否正確？前後案情是否相貫連？所謂「文不改，不流利」，承辦人員在公文送出陳核前，務必審慎檢查，不可抱著反正還有上層把關，錯誤無妨的心態。
肆、結語
俗話說：「刀要石磨，人要事磨。」刀不磨不快，人不磨不精練，文不磨不順暢。一篇公文要寫得字句清順、條理分明、結構嚴密、內容充實，，就要不怕寫、不斷寫，寫得愈多、磨得愈久，運用熟練後，就能落筆成章，無往不利，信手拈來，篇篇好文章。
